рус
тат
главная страница | карта сайта  
Главная ОРГАНЫ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ Исполком ЕМР Структура Архивный отдел Положение об архивном отделе

Положение об архивном отделе

Положение об архивном отделе Исполнительного комитета ЕМР

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Архивный отдел образован в соответствии с утвержденной структурой Исполнительного комитета Елабужского муниципального района и является его структурным подразделением. Архивный отдел Исполнительного комитета Елабужского муниципального района, именуемый в дальнейшем «Отдел», образован для решения вопросов местного значения муниципального района в области архивного дела.

1.2. В соответствии с Законом Республики Татарстан «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Татарстан отдельными государственными полномочиями Республики Татарстан в области архивного дела» № 63-3РТ от 24.12.2007 г. Отдел наделяется отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Республики Татарстан и находящихся на территории муниципальных образований.

1.3. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами местного самоуправления Елабужского муниципального района и Главным архивным управлением при Кабинете Министров Республики Татарстан.

1.4. Архивный отдел руководствуется в своей деятельности действующими законодательными и правовыми актами Российской Федерации и Республики Татарстан, Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом РТ «Об Архивном фонде РТ и архивах», Кодексом Российской Федерации «Об административных правонарушениях», Положением «Об Архивном фонде РТ», нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Главного архивного управления (ГАУ) при Кабинете Министров РТ, а также настоящим Положением.

1.5. Положение об архивном отделе утверждается руководителем Исполнительного комитета Елабужского муниципального района.

1.6. Архивный отдел имеет угловой штамп, печать и бланки с указанием своего наименования.

1.8. Указания архивного отдела по вопросам архивного дела обязательны на территории муниципального образования для учреждений, организаций и предприятий, независимо от форм собственности.

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ

Архивный отдел хранит:

2.1. Документы государственной части Архивного фонда РТ, образовавшиеся в деятельности органов местной государственной власти и управления, органов местного самоуправления, государственных и ликвидированных учреждений, организаций, предприятий;

2.2. Документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания, альбомы лиц, деятельность которых связана с историей района, города;

2.3. Фотофонодокументы, отражающие прошлое и настоящее района, города;

2.4. Печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие фонды архивного отдела;

2.5. Архивный отдел хранит также учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые ему в практической работе.

2.6. Документы негосударственной части Архивного фонда поступают на хранение в архивный отдел на основе договора, заключенного между собственником документов и архивным отделом.

Финансирование деятельности Отдела осуществляется за счет собственных средств Муниципального образования «Елабужский муниципальный район».

Финансовое обеспечение исполнения отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Республики Татарстан и находящихся на территории муниципального образования осуществляется за счет средств, предоставляемых бюджету муниципального образования «Елабужский муниципальный район» из бюджета Республики Татарстан на осуществление государственных полномочий.

3.ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

Основными задачами архивного отдела являются:

3.1. Организация и обеспечение формирования, сохранности и использования архивного фонда Елабужского муниципального района.

3.2. Информатизация архивного дела в муниципальном районе. Внедрение автоматизированных архивных технологий в деятельность муниципальных архивов.

3.3. Комплектование архивного отдела документами и их использование в социально-экономических и культурно-просветительных целях, в т.ч. для информационного обеспечения органов местного самоуправления.

4. ФУНКЦИИ

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в Главное архивное управление при КМ РТ по установленным формам сведения о хранящихся в архивном отделе фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

4.2. Разрабатывает и по согласованию с Главным архивным управлением при КМ РТ представляет на утверждение в Исполком Елабужского муниципального района списки учреждений, документы которых подлежат передаче в архивный отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.

4.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архивном отделе.

4.4.Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архивного отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

4.5. Информирует Исполкомы района, города и учреждения о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, выполняет их запросы.

4.6. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях, на выставках, радио и телевидении, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы архивного отдела учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы населения;

4.7. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных и межведомственных архивов, в том числе и по личному составу и организацией документов в делопроизводстве учреждений-источников комплектования; ведет в установленном порядке государственный учет документов Архивного фонда РТ, хранящихся в учреждениях-источниках комплектования и других государственных учреждениях, находящихся на территории района и города;

4.8. Проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов учреждений, их экспертных комиссий, а также по организации документов в делопроизводстве на базе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников;

4.9. Информирует Исполкомы поселений муниципального образования, Главное архивное управление при КМ РТ о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде и архивах;

4.10. Рассматривает и представляет на согласование и утверждение экспертно-проверочной и методической комиссии Главного архивного управления при КМ РТ положения о ведомственных и межведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений, описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в архивный отдел;

4.11. Изучает и обобщает практику деятельности ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве;

4.12. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела; выдает в установленном порядке учреждениям и гражданам справки социально-правового характера, копии, выписки из документов;

4.13. Внедряет в практику работы архивного отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, передовой опыт работы;

4.14. Использует по целевому назначению субвенции, выделяемые из бюджета Республики Татарстан;

4.15. Контроль за соблюдением учреждениями, другими собственниками документов Архивного фонда законодательства и иных правовых актов Республики Татарстан, Исполкомов в области архивного дела.

5. ПРАВА

Архивному отделу предоставляется право:

5.1. Представлять Исполкомы по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела;

5.2. Издавать муниципальные правовые акты по вопросам осуществления государственных полномочий;

5.3. Обжаловать в соответствии с законодательством Российской Федерации в судебном порядке письменные предписания органов исполнительной власти Республики Татарстан по устранению нарушений, допущенных органами местного самоуправления при осуществлении государственных полномочий;

5.4. Получать от учреждений необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных и межведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

5.5. Проверять выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, требований законодательных и иных правовых актов Республики Татарстан в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

5.6. Давать в пределах своей компетенции учреждениям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

5.7. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых Исполкомами, структурными подразделениями, по вопросам организации документов в делопроизводстве и работы ведомственных архивов; участвовать в работе экспертных комиссий учреждений;

5.8. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий учреждения, организации и предприятия для участия в решении вопросов сохранности документов Архивного фонда РТ;

5.9. Ставить вопрос перед органами государственной власти, местного самоуправления и правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений независимо от их ведомственной подчиненности к уголовной, административной и иной установленной законодательством РТ ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде;

5.10. Вносить на рассмотрение Исполкомов района, города предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, созданию объединенных ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов, планов по архивному делу и делопроизводству;

5.11. Дополнительно использовать собственные материальные ресурсы и финансовые средства в случаях и порядке, предусмотренных уставом муниципального образования;

5.12. Получать необходимую консультационную помощь от органов исполнительной власти Республики Татарстан по вопросам осуществления государственных полномочий.

6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

6.1. Архивный отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности руководителем Исполнительного комитета Елабужского муниципального района.

6.2. Начальник архивного отдела:

6.2.1. Организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач;

6.2.2. Обеспечивает необходимые условия для хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, отнесенных к государственной собственности Республики Татарстан и находящихся на территории муниципальных образований;

6.2.3. Соблюдает законодательство об архивном деле, а также нормативно-правовые акты органов исполнительной власти Республики Татарстан, принятые в пределах их компетенции, по вопросам осуществления государственных полномочий;

6.2.4. Обеспечивает необходимые условия для осуществления специально уполномоченными органами исполнительной власти Республики Татарстан контроля за реализацией переданных государственных полномочий.

6.2.5. Представляет отчеты об осуществлении государственных полномочий в орган исполнительной власти Республики Татарстан, специально уполномоченный в области архивного дела, отчеты об использовании субвенций, выделяемых из бюджета Республики Татарстан, в орган исполнительной власти Республики Татарстан, специально уполномоченный в сфере финансовой, бюджетной, налоговой и валютной политики в Республике Татарстан;

6.2.6. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность архивного отдела в оборудовании и материалах;

6.2.7. Решает вопросы выдачи документов учреждениям во временное пользование, для работы исследователей в помещении архивного отдела.

6.3. Деятельность архивного отдела организуется на основе годового плана работы, согласованного с Главным архивным управлением при КМ РТ и утвержденного руководителем Исполкома;

6.4. Архивный отдел осуществляет свою работу в контакте с исполкомом, Главным архивным управлением при КМ РТ, учреждениями, представителями общественности; при архивном отделе для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела может создаваться на общественных началах совет, состав которого утверждается Исполкомом по представлению начальника архивного отдела;

6.5. Архивный отдел по решению Исполкома может выполнять в установленном порядке договорные работы и платные услуги, номенклатура которых согласовывается с Главным архивным управлением при КМ РТ;

6.6. Архивный отдел пользуется печатью Исполкома в установленном порядке, в том числе для заверения архивных справок, копий и выписок из документов;

6.7. Обеспечение помещениями, отвечающими требованиям хранения документов, их оплату, техническое оснащение, оборудование, охрану, обеспечение транспортом, создание других, необходимых для работы архивного отдела условий, осуществляет Исполком Елабужского муниципального района;

6.8. При смене начальника архивного отдела прием-передача дел и материалов производится с участием специально-созданной комиссии, акт приема-передачи утверждается руководителем Исполкома и представляется в Главное архивное управление при КМ РТ;

6.9.Ликвидация и реорганизация архивного отдела осуществляется Исполкомом Елабужского муниципального района по согласованию с Главным архивным управлением при КМ РТ.

7. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ АРХИВА

7.1. Исходя из целей работы с документами из Архива документы могут быть выданы во временное пользование вне архива - комиссиям, отделам или другим структурным подразделениям органов местного самоуправления. Выдача дел регистрируется в книге выдачи дел, где указывается номер и заголовок дела, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись получившего дело.

7.2. Состояние дел, возвращаемых в архив, проверяется в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи документов или отдельных листов в них, а также повреждении дел и документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется Руководителю Исполнительного комитета Елабужского муниципального района, для привлечения виновных к ответственности или в соответствующие органы для привлечения организации к ответственности, другой - остается в архиве.

Основной задачей проверки наличия и состояния дел является установление фактического наличия документов, числящихся по описи.

7.3. Архивные справки выдаются на основании запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности; гражданам - на основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Архивные справки составляются на бланке с обозначением наименования документа: "Архивная справка". В справке приводятся наименования документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. Справки заверяются гербовыми печатями. Копия архивной справки без печати, заверенная составителем, остается в Архиве. К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в справке.

7.4. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется письмо, в котором указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой.

7.5. Архив на основании хранящихся документов выдает организациям архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально-правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов. Архивная копия - дословное воспроизведение всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом. Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.

  Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru
Дизайн и разработка сайта
Интернет студия LELI
Творческая группа LELI, разработка сайтов, раскрутка сайтов
2008-2019
?>